NORMAS EXPOSICIÓN COMERCIAL

NORMAS Y SERVICIOS A EXPOSITORES

El Comité de Organización ha establecido bajo contrato con el Palacio de Congresos, una serie de normas de obligado cumplimiento y unos servicios para expositores. Alguna de las cuales, las que afectan directamente a los expositores, se relacionan a continuación para el conocimiento de las firmas usuarias de la exposición comercial.

Envíos anticipados de expositores de Materiales y equipos.

La Organización del Congreso pone a disposición de las Empresas expositoras el servicio de almacenamiento y custodia de aquellos objetos que por su conveniencia quieran enviar a la sede del Congreso. Este servicio está incluido en los honorarios de alquiler de stand y deben de acogerse a las siguientes reglas:

a) El material debe ser enviado a:

PALACIO DE CONGRESOS Y EXPOSICIONES DE GALICIA
A la Att. de María Teresa Blas / Juan Carlos Fernández Moreira
Avda. Miguel Ferro Caaveiro s/n
15707 Santiago de Compostela
Tfno. 981. 519 988 / Fax. 981 570 020
info@palaciosantiago.com
www.palaciosantiago.com

b) La mercancía se empieza a recepcionar el lunes día 1 de Octubre en horario de 9 a 14 y de 16 a 19 h. Toda la mercancía tendrá que venir perfectamente rotulada con el nombre del congreso, número del stand, nombre de la empresa expositora, número de bultos, persona responsable del stand y número de su tfno. móvil.
Aquellas mercancías que no tengan las medidas estándar de palet, será conveniente que contacten directamente con el Palacio de Congresos.

c) El congreso pondrá a disposición de las empresas expositoras un espacio en el almacén para guardar la mercancía que envíen las empresas expositoras. Este almacén tendrá una persona responsable así como personal de carga y descarga que contará con maquinaria especializada para la descarga y traslado de todo tipo de material, bien sea al almacén o a la zona de exposición. Por las noches, tanto en Almacén como en Exposición Comercial, habrá vigilancia de seguridad.

d) Materiales y equipos de dimensiones especiales. No podemos garantizar a los expositores que necesiten exponer equipos o materiales de tamaño, peso, etc. especiales, que estos puedan ser enviados y custodiados anticipadamente. Por consiguiente, deberán consultar con el personal designado por el Palacio de Exposiciones para coordinar todo el proceso de instalación en los Stands.

e) Queda permitida la venta en el stand, pero está prohibido el suministro de cualquier tipo de material exceptuando muestras y/o material publicitario.

Montaje y desmontaje de Stands en exposición

Las siguientes instrucciones son aplicables a los procesos de Montaje y Desmontaje de Stands, deberán ser cumplidas tanto por el personal de la Empresa expositora como por terceras partes que actúen en nombre de ésta.

a) Acceso a la zona de exposición comercial

El Palacio de Congreso dispone de infraestructura y maquinaria apropiada para facilitar la descarga y movimiento de materiales y equipos, en las zonas delimitadas para ello, con acceso a vehículos de tamaño medio, etc. y estacionamiento con una razonable capacidad

b) Identificación del personal para la instalación:

Las empresas expositoras enviarán previamente un formulario incluido relativo al “PERSONAL AUTORIZADO PARA MONTAJE Y DECORACIÓN DE STANDS”, con las referencias explícitas en el mismo.

c) El montaje de los stands comenzará el miércoles 3 de Octubre, a las 09.00h (horario del Palacio de 00h a 19.00h)

d) El Jueves 4 de octubre a las 19,00 horas deben estar totalmente montados los stands; a esa hora pasará el personal de limpieza por la zona de exposiciones.

e) Desmontaje: El sábado 6 de Octubre al finalizar las sesiones científicas.

Servicios de Comunicaciones informáticas

El Servicio Wifi. Se puede contratar este servicio al Palacio de Congresos, el precio por unidad es de 20,00€/día. Aquellas empresas interesadas en disponer de este servicio, deberán contactar con el personal designado del Palacio de Congresos para formalizar la contratación

Servicios de catering

El Palacio de Congresos establece como norma de obligado cumplimiento, la total prohibición de servicio de catering a terceras partes y la introducción de bebidas y alimentos directamente por el expositor. Aquellas empresas que necesiten el servicio de suministro de bebidas y comidas en su stand deberán canalizar sus peticiones a través de la Secretaría Técnica.

En caso de anulación

Si por cualquier razón o fuerza mayor no pudiera celebrarse el Congreso en la citada plaza o bien en ninguna otra, los expositores se comprometen a no ejercer ninguna acción contra los organizadores, siéndoles reintegradas las cantidades que hubiesen entregado a cuenta menos una cantidad por los gastos generales que se hayan ocasionado hasta el momento de la anulación.